En bref

Un projet de réaménagement de bureaux se déroule en six grandes étapes, de l'analyse de l'existant au suivi du mobilier : analyse, scénarios et plans, choix et personnalisation, commande, installation, suivi. Pour bien choisir son partenaire mobilier, vérifiez son approche (diagnostic avant catalogue), sa capacité de personnalisation et ses garanties RSE (réemploi, réparabilité, recyclage). L'acoustique se traite dès le départ pour optimiser les chances de succès. Comptez 3 à 9 mois pour un projet important.

Pourquoi lancer un projet de réaménagement de bureaux ?

On réaménage ses bureaux pour que l'espace serve l'activité : mieux accueillir les équipes, rendre les espaces plus attractifs, améliorer le confort de travail notamment le confort acoustique ou encore optimiser l’occupation des m² selon les nouveaux modes de travail (flex office, télétravail…)

Un projet n'a de sens que s'il répond à un problème réel, des objectifs concrets.

Quels sont les objectifs d'un réaménagement de bureaux ?

Un réaménagement répond en général à un ou plusieurs de ces 6 objectifs.

• Mieux utiliser les m² : ajuster le nombre de postes à l'occupation réelle, éviter un déménagement ou une extension.
• Attirer les talents et les faire rester : des bureaux agréables et bien pensés comptent dans le choix d'un employeur, et dans l'envie de rester.
• Améliorer le confort et la concentration : acoustique, ergonomie, lumière.
• Valoriser l'image de l'entreprise : un accueil et des espaces cohérents avec votre identité, qui font bonne impression aux visiteurs, aux clients et aux candidats.
• Faciliter la collaboration : des salles et des espaces adaptés à la taille réelle des réunions.
• Maîtriser les coûts : réutiliser le mobilier en bon état, éviter les achats inutiles.

Comment se déroule un projet de réaménagement de bureaux ?

Un projet de réaménagement se déroule en six grandes étapes, de l'analyse de l'existant au suivi du mobilier dans la durée. Voici ce qui se passe à chaque étape, ce que vous recevez et ce qui est attendu de vous.

1. L'analyse de l'existant

Le projet démarre par un diagnostic : surfaces, nombre de postes, occupation réelle des postes, circulations, bruit, mobilier en place. On calcule le ratio de m² par personne et on inventorie le mobilier pour repérer ce qui peut être réutilisé.

2. Les scénarios et les plans

À partir du diagnostic, deux scénarios sont construits : densifier (plus de postes sur la même surface) ou partager les postes (flex office, pour libérer de la place). Chacun est présenté en plans 2D/3D avec zonage, et accompagné d'un budget prévisionnel : tout neuf, ou combinaison de réemploi et de neuf. L'audit Office Concept comprend donc des plans 2D/3D, deux scénarios, un budget prévisionnel, la présentation des scénarios et un plan d'action. Comptez 3 semaines.

3. Le choix et la personnalisation

Une fois le scénario retenu, on sélectionne le mobilier, les couleurs, les revêtements et les solutions acoustiques. Si besoin, des pièces sur mesure sont dessinées pour le lieu.

4. La commande et le suivi

Le devis validé, la commande est lancée et suivie jusqu'à la livraison. Délai de fabrication et de livraison : 6 à 8 semaines.

5. La livraison et l'installation

Le mobilier est livré et monté selon un calendrier coordonné avec vos équipes et, si le projet comprend des travaux (cloisons, électricité), avec votre architecte ou les entreprises concernées. Les réserves éventuelles sont levées et le service après-vente suivi.

6. Le suivi dans la durée

Après l'installation, le mobilier se suit : visite préventive annuelle, réparations ciblées, remplacement au besoin, reprise et recyclage en fin de vie par des filières agréées.

Vos bureaux ont-ils besoin d'être repensés ?

Avant de remplacer votre mobilier ou de lancer des travaux, découvrez les possibilités offertes par vos espaces actuels.

Avec l'Audit Aménagement mobilier Office Concept , explorez des scénarios concrets, accompagnés de plans et d'une première estimation budgétaire.

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Comment bien choisir son partenaire mobilier pour un réaménagement de bureaux ?

Un bon partenaire mobilier conseille avant de vendre. Six critères permettent de comparer les candidats :

• Un diagnostic avant le catalogue : il part de vos usages et de l'occupation réelle, pas d'une liste de produits. Un plan offert avec l'achat vise souvent à placer un maximum de postes : vérifiez que l'étude est indépendante, et qu'elle peut conclure qu'il ne faut rien acheter.
• Du choix sans enfermement : plusieurs fabricants, gammes et niveaux de prix, pour ne pas dépendre d'un seul catalogue.
• Une expertise intégrée : ergonomie, acoustique, plans 2D/3D, coordination avec votre architecte ou les entreprises de travaux.
• De la transparence sur qui fait quoi : périmètre clair, partenaires identifiés pour les travaux, l'acoustique ou les réparations.
• Un suivi jusqu'à la livraison, et après : suivi de commande, installation, SAV, entretien.
• Des références comparables : des projets de taille et de secteur proches, avec des clients que vous pouvez contacter.

Pour la question du financement, voir louer ou acheter son mobilier

Personnalisation : jusqu'où peut-on adapter le mobilier ?

La personnalisation se joue à trois niveaux. Demandez à chaque partenaire lesquels il maîtrise :

• Les choix de finition : couleurs, revêtements, dimensions sur des modèles existants.
• L'adaptation de produits : configurations, assemblages, rangements adaptés au sein d'une gamme.
• La pièce sur mesure : accueil, îlot de convivialité, vitrine, dessinés pour votre lieu et fabriqués à la demande.

Questions à poser : quels délais et quels surcoûts pour du sur-mesure ? Où et par qui est-ce fabriqué ? Les finitions sont-elles cohérentes avec le reste du mobilier ? Le sur-mesure est-il garanti et réparable ?

RSE : quelles garanties demander à son partenaire mobilier de bureau ?

Un mobilier responsable se juge sur sa durée de vie, pas seulement sur son étiquette. Demandez :

• L'origine et la fabrication : pays, atelier, matériaux.
• Les labels reconnus : par exemple NF Environnement Ameublement, FSC ou PEFC pour le bois. Vérifiez qu'ils portent sur le produit proposé.
• Le réemploi : votre mobilier existant est-il étudié avant tout achat neuf ?
• La réparabilité : pièces détachées disponibles, durée de garantie, réparation locale.
• L'entretien : visites préventives, nettoyage.
• La fin de vie : reprise et recyclage par une filière agréée, avec un certificat utilisable dans votre reporting RSE.

"Nous choisissons nos partenaires sur la réparabilité de leurs produits : pièces détachées disponibles, réparation possible près de chez vous. Un mobilier qu’on peut réparer reste en service plus longtemps et coûte moins cher sur la durée” - Constant Picq, directeur général, Office Concept

Les erreurs à éviter dans un projet de réaménagement de bureaux

1. Acheter avant d'avoir défini les usages

Un bon mobilier dans un mauvais plan reste un mauvais aménagement.

2. Choisir uniquement sur le prix

Comparez le périmètre, le conseil et le suivi, pas uniquement le prix du mobilier.

3. Oublier les équipes et les délais

Prévoyez la consultation des utilisateurs et le temps des validations internes : ils pèsent sur le calendrier.

4. Négliger l'acoustique

C'est un des facteurs clés de succès d'un réaménagement réussi. Ajoutée après l'emménagement, elle coûte plus cher.

Le secret des réaménagements réussis ? Traiter l'acoustique

Un bureau peut être bien conçu et pourtant fatigant : c'est souvent une question de bruit. L'acoustique est l'un des sujets les plus sous-estimés avant l'emménagement, et l'un des plus difficiles à corriger après.

Pourquoi l'acoustique change le quotidien au bureau ?

• La concentration : le bruit qui dérange le plus est la parole intelligible, pas le volume.
• La confidentialité : RH, finance, direction, juridique ont besoin d'échanger sans être entendus.
• Le confort d'usage : appels, visioconférences et réunions ne doivent pas gêner le plateau.

Comment l'acoustique se traite-t-elle dans un projet ?

1. Diagnostic : observations de terrain, tests simples, mesures si nécessaire.
2. Conception : zonage des activités calmes et animées, lieux d'appel dimensionnés selon les appels simultanés aux heures de pointe.
3. Solutions : absorption, écrans, cloisons mobiles, cabines, mobilier acoustique.
4. Vérification : retour des équipes, et mesure après installation si le projet l'exige.

" Sur chaque projet, nos clients en parlent. L'acoustique est devenue un point de passage obligé de tout aménagement.” - Constant Picq, directeur général Office Concept

Passez à l'action

Trois démarches pour lancer votre projet dans de bonnes conditions : planifier, rédiger votre cahier des charges, puis consulter.

1. Planifiez votre projet

Partez de la date d'emménagement souhaitée (M) et remontez.

Demandez à chaque prestataire ses délais de réalisation, sa date limite de commande, la durée du montage et ses créneaux d'accès aux locaux.

2. Construisez votre cahier des charges

Un cahier des charges permet de comparer des offres comparables ce qui rend la décision finale pour claire pour vous. Par ailleurs, suivre ce cahier des charges vous permet de n’oublier aucun élément essentiel pour la réussite de votre projet de réaménagement de bureaux.

Il se structure en huit grandes sections :

1. Contexte et objectifs : pourquoi vous réaménagez, et quels objectifs classer par priorité (m², talents, confort, image, collaboration, coûts). C'est la boussole qui permet de juger les offres.
2. Surfaces, effectif et occupation réelle : m² disponibles, effectif, et nombre de postes réellement occupés aux heures de pointe. Il évite de dimensionner le projet sur l'effectif théorique.
3. Inventaire du mobilier existant : ce qui se conserve, se déplace, se répare ou se remplace.
4. Besoins par espace : postes de travail, salles de réunion, accueil, espaces de pause, lieux d'appel. Pour chacun : usages, nombre de personnes, équipements.
5. Exigences acoustiques : zones calmes et animées, confidentialité attendue, nombre d'appels simultanés. Elles se précisent dès le départ, pas après l'installation.
6. Contraintes techniques et pratiques : accès aux locaux, ascenseur, horaires de livraison, occupation des lieux pendant le chantier.
7. Budget et planning : enveloppe cible, date d'emménagement souhaitée et jalons de validation.
8. Critères de choix : les critères de comparaison des offres et leur pondération (par exemple conseil, personnalisation, RSE, délais, prix, suivi).

3. Lancez la consultation

Envoyez votre cahier des charges à deux ou trois partenaires et comparez les offres sur les mêmes critères.

Un projet de réaménagement ? Demandez un devis.

Décrivez votre projet : surface, effectif, date souhaitée. Nous revenons vers vous.

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« Notre projet était de redonner un « coup de fraîcheur » à l'un des plateaux de notre siège social lyonnais. Office Concept a su prendre en compte nos demandes et nous inspirer avec diverses propositions. Le planning a été respecté et nous évoluons aujourd'hui dans des locaux beaucoup plus chaleureux et adaptés, qui améliorent nos conditions de travail au quotidien. »
- Mathieu Rodriguez, Responsable administratif groupe, Point S
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FAQ

Quelles sont les étapes d'un projet de réaménagement de bureaux ?

Six grandes étapes : analyse de l'existant, scénarios et plans, choix et personnalisation, commande et suivi, livraison et installation, suivi dans la durée.

Comment choisir son fournisseur de mobilier de bureau ?

Choisissez un partenaire qui conseille avant de vendre : diagnostic indépendant, choix de fabricants, personnalisation, garanties RSE (réemploi, réparabilité, recyclage) et suivi après installation.

Quand commencer un réaménagement de bureaux ?

3 à 9 mois avant l'emménagement pour un projet important, davantage s'il y a des travaux. Un audit d'aménagement mobilier prend environ 3 semaines.

Comment estimer le budget d'un réaménagement ?

Par postes de dépense, à partir d'un inventaire et d'au moins deux scénarios. La méthode la plus simple : estimer le coût d'un espace type, puis le multiplier par leur nombre. Par exemple, si un poste de travail individuel complet coûte 800 €, 40 postes représentent 32 000 €. Le même calcul s'applique aux salles de réunion. L'audit affine ensuite ce budget pour chaque scénario.

Peut-on réaménager sans gros travaux ?

Oui, c'est possible. Une simple réorganisation, ou la création d'espaces, se fait sans toucher à la structure du bâtiment et sans créer de cloisons. Pour y arriver, un audit permet de bien comprendre la vision et la stratégie de l'entreprise, puis de définir ce qui doit réellement changer. Voir l'audit d'aménagement mobilier.

Faut-il tout remplacer ?

Non. Un inventaire peut permettre de savoir quoi conserver ou réutiliser en parallèle du nouveau mobilier.

Faut-il acheter ou louer son mobilier ?

Selon la durée d'usage, la variation d'effectif et votre préférence entre investissement et charge mensuelle. Voir louer ou acheter.

Pourquoi faire un audit avant de réaménager ses bureaux ?

Pour comparer des scénarios chiffrés avant d'engager des dépenses.

Voir l'audit d'aménagement mobilier et notre approche en aménagement mobilier